EFFECTIEF DEBITEURENBEHEER

Elke ondernemer krijgt te zijner tijd wel eens te maken met een klant die een factuur niet, of niet tijdig betaalt. In de meeste gevallen lost zo’n probleem zichzelf op, wanneer de klant, na een herinnering te hebben ontvangen, het verschuldigde factuurbedrag alsnog voldoet. Soms is tussenkomst van een jurist echter noodzakelijk.

De volgende 7 tips zullen u helpen om een zo effectief mogelijk debiteurenbeheer vorm te geven, zonder al te ingewikkelde procedures.

Tip 1: Check uw klant Het is van belang om te weten met wie u te maken heeft zodat offertes, overeenkomsten, facturen en dergelijke een juiste tenaamstelling krijgen.

Een simpele KvK-check kost een paar euro en zorgt er al voor dat u weet met wie u te maken heeft en, niet geheel onbelangrijk, dat deze persoon ook namens een bedrijf mag optreden en er dus een rechtsgeldige overeenkomst ontstaat. Tip 2: Maak een duidelijke offerte en hanteer hierbij goede algemene voorwaarden Een goed debiteurenbeheer begint al bij het sluiten van een overeenkomst waarbij het voor iedereen duidelijk is wat er is afgesproken en onder welke voorwaarden.

Om dit te voorkomen is het aan te raden om algemene voorwaarden te hanteren. Zorg dat deze ook daadwerkelijk op de overeenkomst van toepassing zijn.

Tip 3: Maak een duidelijke factuur en wacht niet met het versturen van een factuur Eén van de redenen dat een factuur blijft liggen, is omdat deze niet klopt of niet aan de eisen van de opdrachtgever voldoet. Een nette en correcte factuur leidt tot snelle(re) betaling. Stel ook het factureren nooit uit. Stipte en regelmatige facturering zorgt ook voor een professionelere uitstraling van uw bedrijf en zorgt er simpelweg voor dat u sneller uw geld ontvangt.

Tip 4: Houd goed inzicht in uw openstaande facturen Als u uw eigen administratie niet op orde heeft, dan merkt u niet snel op wanneer uw klant een factuur onbetaald laat. Zorg er dan ook voor dat u de betaalstatus van uw facturen altijd goed op orde heeft.

Tip 5: Ga zorgvuldig om met uw debiteuren Wijst u uw debiteur voor de eerste keer op een onbetaalde factuur? Laat dit via een nette brief weten. Het kan namelijk ook zo zijn dat uw klant de betaling van de factuur gewoon vergeten is.

De reguliere gang van zaken is dat een ondernemer eerst één of twee herinneringen stuurt en deze laat volgen door een aanmaning. Wordt er dan nog niet betaald, dan wordt het incasseren van de onbetaalde factuur vaak uit handen gegeven.

Tip 6: Stuur niet alleen brieven Indien uw debiteur alleen maar brieven over de openstaande factuur toegestuurd krijgt, kan hij deze redelijk eenvoudig op een stapel gooien. Naast brieven, blijkt bellen of bezoeken vaak heel effectief.

Tip 7: Betaalt uw debiteur nog niet? Tijd voor een strengere aanpak! Helpt ook een vriendelijke toon niet, dan is het tijd voor een strengere aanpak. Dit betekent een aanmaning met een andere toon en inhoud. U kunt derhalve een laatste aanmaning sturen waarin u meedeelt dat er ook rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht (zullen) worden als er niet snel betaald wordt. Een dergelijke brief moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Wanneer uw klant ook na deze laatste aanmaning niet tot betaling van de openstaande rekening overgaat, dan kunt u het incasseren uit handen geven aan Coumans Juristen. Vaak betaalt een debiteur al na een eerste sommatiebrief van Coumans Juristen. Indien uw debiteur ook na een aantal brieven en telefoontjes van Coumans Juristen niet betaalt, dan kan er een gerechtelijke incassoprocedure worden opgestart. Dit kan Coumans Juristen voor u uitvoeren.

Wilt u meer informatie over incasso’s? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.

Wij zijn te bereiken via couman@coumansjuristen.nl of 06 123 18 244